Was E-Mail-Hosting wirklich kostet: der Preis pro Postfach

E-Mail-Hosting wird pro Postfach abgerechnet, weil Postfächer leicht zu zählen sind, nicht weil dort das Geld liegt. Die echten Kosten sind Speicher, Routing, Filter, Auslieferbarkeit, Support und Marge — und genau einer dieser Posten wächst von allein, während Sie schlafen. Aus diesem Missverhältnis folgt, dass ein Fünf-Personen-Betrieb mit einem Jahrzehnt Korrespondenz und ein Fünfzig-Personen-Betrieb, der alles löscht, für denselben Dienst völlig unverhältnismäßige Rechnungen bekommen.

Wofür zahlen Sie bei einem Postfachpreis eigentlich?

Für sechs Dinge, von denen sich nur zwei so verhalten, wie das Preismodell suggeriert.

Speicher hält das Archiv und ist die einzige Position, die wächst, ohne dass jemand etwas tut. Routing ist der MX-Edge, die Warteschlangen nach außen, die Wiederholungen, TLS und die Maschinerie, die eine Nachricht von einem Unternehmen zum anderen bringt. Filter lesen jede Nachricht auf Spam, Phishing und Malware. Auslieferbarkeit ist die unsichtbare Position: IP-Warmup, Blocklisten-Monitoring, DMARC-Berichte, Abuse-Bearbeitung und das Verhandeln mit großen Empfängern, das darüber entscheidet, ob Ihre Mail überhaupt ankommt. Dann Support, der tatsächlich mit der Zahl der Menschen skaliert, und Marge, was kein Vorwurf ist — ein Mail-Hoster ohne Marge ist ein Mail-Hoster, der zumacht und Ihr Archiv mitnimmt.

Routing, Filter und Auslieferbarkeit sind pro Domain nahezu fix. Ein weiteres Postfach auf einer bestehenden Domain kostet einen Anbieter fast nichts, bis dieses Postfach anfängt, Dinge zu speichern.

Was sollte E-Mail-Hosting kosten?

Geschäftliche E-Mail pro Arbeitsplatz wird im niedrigen bis hohen einstelligen Dollarbereich pro Nutzer und Monat angeboten, noch vor den Suite-Stufen, die Dokumente, Videokonferenzen und Admin-Werkzeuge dazupacken. Diese Stufen sind keine E-Mail-Preise, und sie mit einem E-Mail-Preis zu vergleichen ist ein Kategorienfehler.

Speicherbasiertes Hosting bepreist das, was sich tatsächlich ansammelt. Nisdos Mail kostet $2 pro 25 GB pro Monat — unbegrenzt Domains, unbegrenzt Nutzer, unbegrenzt Aliase inklusive —, das sind $0.08 pro GB und Monat. EU-Speicher kostet $1 pro 25 GB zusätzlich, also $0.12 pro GB und Monat. Jährliche Abrechnung gilt zum gleichen Preis, nur mit einer Rechnung statt zwölf.

Warum bricht die Abrechnung pro Postfach, wenn das Archiv wächst?

Weil ein Tarif pro Postfach ein Speicherkontingent pro Arbeitsplatz mitbündelt und Archive sich nur in eine Richtung bewegen. In meinen eigenen Konten legt ein Arbeitspostfach mit Anhängen ein paar Gigabyte pro Jahr zu, und nichts davon wird jemals kleiner. Über dem Kontingent haben Sie drei Möglichkeiten: Mail löschen, die Sie aus einem Grund behalten haben, die nächste Stufe für jeden Arbeitsplatz kaufen — auch für die sechs Leute mit je 200 MB — oder Speicher zubuchen, was das Zusatzpaket eben kostet.

Die Pathologie ist, Arbeitsplätze zu kaufen, um Speicher zu bekommen. Eine dreiköpfige Beratung mit zwölf Jahren Mandantenkorrespondenz ist nach Speicher kein kleiner Kunde und nach Köpfen ein winziger, und die Abrechnung pro Arbeitsplatz bekommt das in beide Richtungen genau falsch.

Was kostet das geteilte Modell?

Zwei Positionen statt einer: eine Gebühr für den Dienst, der routet, filtert und verschlüsselt, und eine Speicherrechnung, die Ihnen gehört.

Mit gehostetem Speicher nennen wir beides als eine Zahl: $2 pro 25 GB pro Monat, Speicher inklusive, von 25 GB bis 1 TB. Jede 25 GB, die Sie kaufen, hebt außerdem das Versandlimit um 50 Nachrichten pro Stunde — das zählt mehr, als die meisten erwarten, denn kostenlose und niedrige Stufen bremsen den Versand absichtlich, weil eine Plattform so von Blocklisten wegbleibt.

Mit Ihrem eigenen Bucket bleiben Bytes und Rechnung bei Ihnen: Sie zahlen Ihrem Objektspeicher-Anbieter direkt für das, was er speichert. Standard-Objektspeicher wird für grob einen halben bis zweieinhalb Cent pro Gigabyte und Monat angeboten, je nach Anbieter und Stufe, und dort kippt die Rechnung bei großen Archiven entschieden zugunsten der Verfügungsgewalt. Lesen Sie vor dem Jubeln allerdings die Zeilen zu Requests und Egress. Ein Mail-Archiv besteht aus Millionen kleiner Objekte, und Request-Preise treffen solche Workloads viel härter, als der Gigabyte-Preis vermuten lässt.

Wie sieht ein echter Vergleich aus?

Vier Archetypen, unsere veröffentlichten Preise und ein generischer Satz pro Arbeitsplatz, weil veröffentlichte Wettbewerbspreise sich monatlich ändern.

Archetyp	Typischer Tarif pro Arbeitsplatz	Nisdos Mail, gehostetes Volumen	Auf dem Papier günstiger
5 Personen, 40 GB Mail insgesamt	5 Arbeitsplätze × ein einstelliger Satz	50 GB — $4/Monat	Speicherbasiert, mit weitem Abstand
12 Personen, 150 GB	12 Arbeitsplätze × derselbe Satz	150 GB — $12/Monat	Speicherbasiert
2 Personen, 400 GB Archiv	2 Arbeitsplätze, plus Speicherpakete, sobald das Kontingent aufgebraucht ist	400 GB — $32/Monat, oder $48 mit EU-Speicher	Pro Arbeitsplatz, bis das Kontingent bricht
1 Person, 1 TB Archiv	1 Arbeitsplatz, plus reichlich Speicherpakete	1 TB — $80/Monat gehostet, oder Ihr eigener Bucket zu Standardpreisen	Ihr eigener Bucket

Zwei ehrliche Einschränkungen zu dieser Tabelle. Suite-Tarife pro Arbeitsplatz enthalten meist Dokumente, Kalender, Videokonferenzen und eine Admin-Konsole; nutzt Ihr Team das, ist die Rechnung pro Arbeitsplatz keine E-Mail-Rechnung und der Vergleich misst verschiedene Produkte. Und Zeile drei ist die Zeile, auf die ich zeigen würde, wenn ich gegen uns argumentierte: wenige Leute mit einem großen Archiv sind die Form, in der die Abrechnung pro Arbeitsplatz beim Preis gewinnt, und der Grund, dort Verfügungsgewalt zu wählen, ist die Verfügungsgewalt und nicht der Preis.

Welche versteckten Kosten hat jede Seite?

Unsere ist Ihre Zeit. Irgendjemand muss den Bucket anlegen, die Zugangsdaten eng schneiden, die Region wählen, Schlüssel rotieren, wenn sie abfließen, und eine Wiederherstellung testen, bevor er sie braucht. Für einen technischen Menschen sind das vielleicht zwei Stunden beim Einrichten und zwanzig Minuten pro Jahr danach — und es ist unendlich für ein Team, in dem es niemanden dieser Art gibt. Zwei Rechnungen statt einer haben ebenfalls einen echten, wenn auch kleinen Verwaltungspreis.

Ihre ist die Reibung beim Ausstieg. E-Mail-Hosting verlangt selten Exportgebühren, also zeigt sich die Bindung als Zeit: 400 GB Archiv über IMAP zu synchronisieren sind Tage Wanduhrzeit mit jemandem, der auf Fehler achtet, und wegen des Mindestpreises pro Arbeitsplatz können Sie keine Abteilung ohne Projektplan bewegen. Speicherstufen, die es nur innerhalb einer teureren Suite gibt, sind die andere stille Kostenstelle — Sie befördern zwölf Leute, um das Postfach von einem zu retten.

Wann ist die Abrechnung pro Arbeitsplatz die richtige Antwort?

Wenn Sie wenige Personen haben und ein großes Archiv, das ins enthaltene Kontingent passt; wenn Sie die Suite um das Postfach herum brauchen; wenn die Beschaffung einen Anbieter und eine Rechnung will; oder wenn niemand im Team einen Satz Speicher-Zugangsdaten besitzen möchte. Das sind gute Gründe, und sie sind häufig.

Der Fall für das geteilte Modell ist schmaler und schärfer: Ihre Rechnung folgt Bytes statt Köpfen, die Bytes liegen in einem Konto, das Sie kontrollieren, und der Abschied ist eine DNS-Änderung statt einer Datenextraktion.